Vous venez d'entrer dans l'équipe municipale et c'est à vous d'organiser une commission municipale ? Une fois que les élus sont en places dans le conseil municipal, ils devront choisir et organiser les commissions dans lesquelles ils souhaitent siéger pour les 6 ans à venir. Ils peuvent ainsi choisir parmi plusieurs types de commissions : la finance, le SIVOS (Syndicat Intercommunal à Vocation Scolaire), la voirie ou encore le CCAS (Centre Communal d’Actions Sociale). Pour cela, vous allez principalement tout mettre en place dès le début de votre mandat, c’est pourquoi il est important de bien définir les étapes importantes de l'organisation au plus vite.
La préparation en amont de la commission :
Une commission se déroule de la même manière qu’un conseil municipal, vous allez devoir donc fixer une date de réunion qui sera toujours la même (par exemple, tous les 2ème jeudi du mois à partir de 19h).
Une fois la date de réunion fixée, il vous faudra choisir le moyen de communication adéquat pour envoyer la convocation aux élus. Le moyen le plus utilisé de nos jours reste le mail. C'est en effet le moyen de communication qui vous permet de faire parvenir la convocation à tout le monde en même temps. Cependant vous pouvez également doubler cette convocation par mail avec le dépôt de ces convocations sur un espace de collaboration en ligne, qui vous permettra de transmettre et de stocker les convocations de tous les élus. Ainsi, si un élu ne reçois pas sa convocation correctement, il lui sera toujours possible de la consulter directement dans votre plateforme collaborative. Il est important dans cette convocation de ne pas oublier la partie 'pouvoir' pour les personnes qui ne pourraient pas être présentes lors du jour de la réunion, afin qu'elles puissent déléguer leur prise de décision.
Dans cette convocation, il faut également mentionner l’ordre du jour et elle sera accompagnée d’une note de synthèse pour que les élus puissent préparer la commission en amont.
Une fois tous ces éléments mis en place, ils seront gardés tout au long de votre mandat, il est donc important de bien les avoir définis au préalable avec tous les membres de la commission.
Comment travailler de façon collaborative une fois la commission en place
Pour travailler de manière collaborative dans une commission ou un groupe de travail, l’élément principal à mettre en avant est le partage des documents et la pérenisation des informations ! Pour cela, il existe des outils en ligne pour vous aider à tout rassembler et sauvegarder de manière durable.
Pour choisir votre logiciel, il faudra prendre en compte plusieurs critères. Tout d'abord, le prix de l’outil en question est un critère déterminant (licence à payer chaque année, ou prix par utilisateur). Le prix peut varier en fonction de la taille de votre mairie. Ensuite, il vous reviendra de déterminer la simplicité d’utilisation du logiciel que vous souhaitez avoir. En effet, gardez en tête que les personnes élues n’auront pas toutes les même compétences en informatique. Il est donc important de cibler un outil qui conviendra à tout le monde et surtout pour tous les niveaux. Plus l’outil sera facile à prendre en main pour les personnes, plus elles auront envie de l’utiliser. Bien choisir son outil vous évitera de simplifier l'adoption de ce nouvel outil et de cette nouvelle méthodologie. Enfin, vous pouvez vous renseigner auprès du gouvernement en consultant leur liste de solutions conseillées, notamment des logiciels libres et open source, respectueux de vos données. Avec les outils libres et open source, vous pourrez garder le contrôle de vos données et n'avoir aucun doute quand au respect des règles concernant la RGPD. (lien RGPD ?)
Vous pouvez retrouver tous les logiciels libres ou Open Source recommandés par le gouvernement ici : https://numerique.gouv.fr/actualites/decouvrez-le-socle-interministeriel-des-logiciels-libres-sill-2019/
Comment présenter les résultats au conseil municipal ?
Lorsque votre commision aura délibéré et établi un rapport, il est nécesaire de présenter ces conclusions au conseil municipal. Il existe plusieurs outils qui pourront vous aider pour réaliser vos présentations. Vous connaissez sans doute la suite Microsoft office pour les documents de bureautique, cependant il est important de prendre en compte que tous les élus n’auront pas forcément de licence Microsoft chez eux, vous pouvez ainsi opter pour la suite Libre Office qui est l’équivalent de Microsoft office avec un format de fichier et gratuit !
Libre Office Impress est un bon logiciel libre utile pour créer des présentations facilement dans un format accessible à tous.
Il est important d’avoir de quoi stocker en ligne toutes les présentations et recherches effectuées, ainsi tout le monde pourra facilement retrouver les informations. Cela pourra servir également pour les prochains élus une fois qu’ils seront en place. Vous pouvez utiliser une plateforme collaborative libre comme Tracim pour vous aider dans votre travail.
L’import est que tout le monde puisse partager les informations et y accéder facilement !
En conclusion pour préparer une commission municipale efficacement il est important de mettre en place une méthodologie avec votre équipe ainsi que de choisir les bons outils collaboratifs pour plus d'efficacités. N'hésitez pas à vous appuyez sur ce qui a été mis en place par les anciens élus et d'améliorer leurs méthodologies pour l'adapter à vos besoins.