Aujourd'hui la plupart des organisations ont besoin de solutions pour collaborer à distance. En effet, conséquence de la crise sanitaire, le télétravail s'est démocratisé. Fait intéressant et souvent mal identifié, la distance est parfois géographique, mais aussi régulièrement temporelle. Avec l'implémentation du télétravail au sein des sociétés, la communication entre membres d'une équipe s'est métamorphosé. La croissance d'interactions asynchrones a donné comme résultat la recherche d'un outil capable de centraliser l'information et pouvoir al retrouver facilement à n'importe quel moment.

Certaines organisations telles que les associations ou les CSE (Comité Social et Économique) connaissaient déjà bien le sujet, les CSE en particulier puisque leurs membres ont un prorata de temps de travail alloué à leur activité de représentant (des intérêts) du personnel.

Petit rappel pour ceux qui ne connaissent pas le CSE : Le CSE est l'instance représentant le personnel d'une entreprise. Les membres du CSE sont élus par les salariés pour une durée pouvant aller jusqu'à 4 ans. Les règles de fonctionnement du CSE dépendent de la taille de l'entreprise selon des règles strictes ; il est obligatoire dès lors que l'effectif de l'entreprise dépasse les 11 salariés pendant une période de 12 mois ou plus.

Une solution collaborative pour votre CSE, mais pour quoi faire ?

Le CSE a plusieurs rôles et missions. Pour rappel, la création du CSE n'est autre que la fusion de 3 instances stratégique de la vie et de la structuration des entreprises :

• Les délégués du Personnel (DP),
• Le comité d'entreprise (CE),
• Le Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT)

Les missions du CSE sont donc stratégiques. C'est un organe dont la mission est de représenter et protéger les intérêts du personnel dans les négociations avec la direction de l'entreprise. Son travail consiste largement à échanger avec le personnel, la direction, discuter, négocier et trouver un terrain d'entente, idéalement dans un intérêt commun entre l'entreprise, sa direction et son personnel.

Un levier de fonctionnement stratégique des CSE est de faire circuler l'information entre ses membres et de la diffuser (et l'acquérir) auprès du personnel.

Rien de tel qu'un outil unique pour centraliser l'information. Rien de tel que des espaces collectifs pour diffuser et partager l'information avec l'ensemble des personnes autorisées. Et si cet outil permettait de retrouver intuitivement l'information que l'on cherche ? Et si cet outil mettait en évidence l'information la plus pertinente ? Un outil simple et pérenne pour collaborer au sein du CSE : Tracim

Comment fonctionne un CSE ?

Les membres du CSE sont élus tous les 4 ans. Certains sont titulaires et auront donc une mission à gérer au quotidien, d'autres sont suppléants et doivent donc intervenir au besoin, tout en restant suffisamment informés pour prendre le relais au pied levé. Tout le monde n'est pas susceptible d'être élu en tant que représentant du personnel. Par exemple un membre de la famille de l'employeur n'est pas éligible - ce qui a tout son sens étant entendu que les représentants du personnel sont là pour défendre leurs intérêts.

Quoi qu'il en soit, ce processus électoral fait que quasiment tout salarié peut être élu, quel que soit son poste dans l'entreprise, quel que soit son confort avec l'outil informatique.

À l'ère du tout numérique, il est fondamental de doter les membres du CSE d'outils numériques modernes, de qualité et accessibles à tout un chacun sans nécessiter d'apprentissage.

Tracim répond à cet objectif, et en tant que logiciel libre il assure également une pérennité de la solution en effaçant tout risque de Vendor Lock-In Assurer l'indépendance et la souveraineté du CSE avec Tracim.

À quel type de risque le CSE sont-ils exposés ?

En tant qu'instance de représentation des salariés, le CSE a tout intérêt à avoir un outillage totalement indépendant de l'entreprise à laquelle il est rattaché. En effet, il représente des intérêts de contre-pouvoir et doit donc s'affranchir autant que faire se peut de l'espionnage que pourrait mettre en branle une équipe de direction peu scrupuleuse.

Officiellement, l'entreprise n'a pas le droit de surveiller les échanges internes au CSE ni d'analyser les documents que le CSE manipule, mais ... ne vaut-il pas mieux, tout simplement, éviter le risque ? Surtout si c'est aussi simple et beaucoup plus sûr.

En effet, en exploitant des services dédiés au CSE, le contre-pouvoir s'assure une indépendance et une souveraineté dont il a le plus grand besoin. Par ailleurs - faut-il le rappeler - le CSE est amené à manipuler les documents les plus stratégiques de l'entreprise. Sur le sujet de la sécurité de son infrastructure, l'intérêt du CSE est double :

• D’une part, en tant que possesseur des informations les plus stratégiques, il est une cible potentielle d'espionnage industriel. L'intérêt du CSE est que l'entreprise elle-même perdure. Il a donc tout intérêt à assurer la sécurité et la confidentialité de l'ensemble des informations qu'il manipule.
• D'autre part, il doit s'assurer de la sécurité des informations qu'il manipule qui sont confidentielles dans l'intérêt du personnel qu'il représente. Son intérêt est également de se prémunir d'attaque potentielle de la part de l'entreprise.

En assurant la sécurité des données qu'il manipule - par exemple en exploitant un service Tracim hébergé en France et conforme au RGPD, le CSE gagnera en crédibilité vis-à-vis de l'équipe dirigeante de l'entreprise avec laquelle il dialogue. Ce point fondamental permettra des négociations plus sereines et équilibrées, aboutissant d'une manière ou d'une autre à de meilleurs résultats Héberger soi-même ses données ou les héberger chez un prestataire ? Avec Tracim, vous choisissez.

Existe-t-il un vrai danger pour le CSE au cœur de l'entreprise ?

Il faut bien réaliser que les données que le CSE est amené à manipuler sont véritablement stratégiques et porteuses d'enjeux financiers énormes. Le cas du litige entre l'entreprise et des salariés semble évident, mais il faut aussi voir que l'intérêt pour les informations peut venir de concurrents dans une stratégie d'espionnage industriel.

L'espionnage industriel ne se voit pas ; cela ne veut pas dire qu'il n'existe pas !

Faut-il s'inquiéter ? La réponse est tout à fait duale : d'un côté il ne faut pas céder à la paranoïa : qui peut vouloir s'en prendre au CSE ? A priori le seul ennemi du CSE pourrait être la direction - dans un contexte de conflit entre l'entreprise et son personnel.

Toutefois, l'enjeu n'est pas de s'attaquer au CSE mais de chercher à s'approprier les informations que le CSE manipule.

Vous savez, le secret que les espions ne veulent jamais partager même avec leurs êtres les plus chers, sous prétexte de les protéger. Eh bien, c’est ça. Dès lors que vous avez des informations stratégiques vous devenez une cible potentielle, même si fondamentalement ce n'est pas à vous qu'on en veut.

Donc d'un côté, il ne faut pas céder à la paranoïa, d'un autre il faut être lucide : vous manipulez des données stratégiques. L'un des tous premiers clients CSE de Tracim vient d'une entreprise leader mondial dans son secteur d'activité. Un CSE de 20 personnes. Le décalage entre la taille de l'équipe du CSE et les enjeux stratégiques ne doit en aucun cas minimiser le risque : on parle rapidement de dizaines ou centaines de millions d'euros, de centaines, voire de milliers d'emplois ...

Vous êtes membres d'un CSE ? Vous avez forcément les éléments de réflexion permettant d'évaluer les enjeux des informations que vous manipulez ...

Dans ce contexte, faut-il se tourner vers une solution SaaS "classique" américaine comme on le voit trop souvent ? Ne serait-il pas plus pertinent de mettre en place un serveur dédié sur lequel on déploiera un logiciel libre développé en France ? Et si les compétences techniques ne sont pas dans le périmètre des membres du CSE, pourquoi ne pas faire appel à un service hébergé et géré en France par une société Française ?

Cela peut être une solution standard telle que Tracim LITE ou Tracim PRO, fournie clé-en-main et exploitée par la société Algoo ou une solution Tracim Advanced ajustée, configurée et exploitée par l'un de nos partenaires spécialisés.

Dans tous les cas la meilleure idée est de mettre en place un logiciel libre et de le déployer sur une infrastructure franco-française.

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