Pourquoi migrer vers une autre boite e-mail ?

Vous pouvez rencontrer des problématiques diverses chez votre fournisseur d’e-mail qui engendrent de l’insatisfaction. Retrouvez ci-dessous les problématiques les plus courantes et leurs origines.

Votre stockage est saturé

Vous avez épuisé l’ensemble du stockage alloué chez un fournisseur populaire. Mais il ne vous est pas possible d'augmenter la capacité de stockage. Vous pouvez donc rechercher un fournisseur qui saura vous fournir une capacité de stockage adaptée à vos besoins.

Vous ne parvenez plus à envoyer d’e-mail

Vous vous êtes déjà heurté à l’échec d’envoi d’un e-mail. Vous vous retrouvez ainsi devant une limitation sans avoir été prévenu par votre fournisseur. Il s’agit d’une subtilité peu connue qui est celle de la limitation de l'envoi d’e-mails. En effet, bien que cela ne soit pas précisé, chaque hébergeur e-mail établit une limite du nombre d’e-mails qu'il est possible d'envoyer par heure ou par jour. Ces limites sont généralement hautes, mais lorsqu'il s'agit d'un usage e-mail d'entreprise, le nombre d’e-mails envoyés peut être conséquent.

Il peut alors être utile de choisir un fournisseur qui vous informe de manière claire et transparente sur les mécanismes de votre boite e-mails pour :

• d'une part, avoir connaissance de votre limitation,
• d'autre part, pouvoir ajuster la limitation en fonction de vos besoins.

Vous souhaitez faire plus avec votre boîte e-mail

Votre boite e-mail habituelle semble vous brider en termes de fonctionnalités et vous souhaitez gagner en liberté. Les boites e-mail gratuites utilisent de "vieux" webmail qui n'intègrent pas beaucoup de fonctionnalités, voire ont une interface "moderne" mais avec des fonctionnalité très limitées. Ces dernières sont par ailleurs rarement mises à jour.

Migrer vers de l’e-mail auto-hébergé vous permettra de choisir les briques techniques que vous souhaitez utiliser. Vous avez aussi la possibilité de choisir un service d’e-mail qui utilise des briques spécifiques adaptées à vos besoins.

C'est un moyen de prendre le contrôle sur votre boite e-mail et de reprendre en main votre souveraineté.

Le délai de réception des e-mails est trop long

Vous vous êtes sans doute rendu compte que certains e-mails prennent du temps à arriver sur votre boite e-mail et d'autres encore n’arrivent pas du tout jusqu'à elle. Vous avez beau scruter votre boîte de réception, la rafraîchir, vérifier que votre e-mail n'a pas atterri dans les spams, vous ne le réceptionnez pas. Il peut y avoir deux raisons à cela :

• Premièrement, votre fournisseur de mail impose des délais plus longs pour des e-mails venant de certains fournisseurs concurrents.

• Deuxièmement, il est possible que votre fournisseur ait fait le choix de filtrer les e-mails selon certains critères pour qu'ils soient considérés en effet comme des spams.

Vous pouvez dans ce cas avoir envie de passer par fournisseur qui ne filtre pas les e-mails en fonction de leurs origines.

Votre boîte e-mail est polluée et présente des risques de sécurité

Enfin, il est possible que vous ayez recours à une même boite e-mail depuis un certain temps et que vous l'ayez utilisé intensément avec la possibilité de l'avoir fourni consciemment ou non à des sites peu scrupuleux en matière de traitement des données. Cela cause un nombre important de spam ou autres sollicitations indésirables et engendre aussi un risque de fragilisation de la sécurité et de la confidentialité de vos données et ainsi d’être tracé.

Dans ce cas de figure, il peut être intéressant alors de migrer ses e-mails dans une nouvelle boîte mail : vous pouvez ainsi repartir sur une nouvelle adresse qui ne sera pas polluée car inconnue de tous, tout en gardant votre historique.

Trouvez la boite e-mail idéale

La boîte e-mail parfaite en tous points n’existe peut-être pas. Cependant votre choix peut se porter sur un hébergeur transparent sur le fonctionnement de son service e-mail, responsable dans l’utilisation des ressources et soucieux de préserver les intérêts de ses utilisateurs. Vous pouvez choisir notamment des services e-mail dont les technologies dépendent du domaine du libre, vous garantissant la pérennité, la souveraineté et la fiabilité de votre messagerie.

En outre, c’est bien votre usage habituel de l’e-mail, qui conditionnera essentiellement votre choix. En effet, si vous êtes une entreprise ou toute autre organisation, les fournisseurs e-mails les plus populaires et à première vue « gratuits » ne seront pas adaptés à un usage professionnel.

En cause, plusieurs critères importants sont négligés avec ce type de fournisseurs :

• La confidentialité des données privées : l’usage de services d’entreprises qui traitent massivement des données peut compromettre significativement la sûreté des vôtres. Les GAFAM, particulièrement, basent leur modèle économique sur le traitement des données et ne peuvent pas certifier la confidentialité des métadonnées des e-mails de votre organisation. La confidentialité ne peut être garantie que dès lors que vous avez la certitude qu’une autre entité ne va pas aspirer à consulter vos données à des fins commerciales.

• Le nom de domaine : les fournisseurs populaires ne vous permettent pas de choisir votre nom de domaine. Véhiculant également votre marque et vous différenciant, votre adresse e-mail se doit d’être toujours constante. Aussi, l’acquisition de votre propre nom de domaine, vous octroie la liberté de le garder et de l'utiliser comme bon vous semble. C'est la garantie à long terme pour vous d’avoir une image continue auprès de vos clients ou contacts.

• La personnalisation : avec des fournisseurs e-mail populaires, vous ne pourrez pas profiter d’une option de personnalisation (branding) de l’interface de votre messagerie. Dans le milieu professionnel, il est souvent d’usage d’apposer son logo sur les outils internes et de les mettre aux couleurs de votre marque.

Gagnez du temps dans la recherche de votre prochain fournisseur e-mail : l'article "Où héberger ses emails avec nom de domaine personnalisé ?"de Next INpact saura vous guider.

Pour vous aider dans votre choix, consultez également le comparatif finement détaillé des hébergeurs e-mails de confiance dans un tableur créé collectivement.

Comment migrer sa boîte mail ?

Vous avez enfin trouvé le fournisseur idéal et vous souhaitez entreprendre la migration de votre ancienne boite e-mail à une nouvelle. À première vue, la tâche semble difficile voire impossible. En réalité, il n’en est rien et c’est bien plus simple que l’on peut le penser.

Il existe plusieurs méthodes plus ou moins complexes. Dans la suite de cet article, nous allons vous expliquer deux de ces possibilités de migration qui s’offrent à vous, une simple et une qui nécessite plus de connaissances techniques. (Pour la première, une connaissance somme toute basique de l’informatique et un peu de temps sont nécessaires.)

Migration manuelle

Vous connaissez le célèbre copier-coller qui nous permets de dupliquer facilement des fichiers, d'un support à un autre. C’est bien cette fonctionnalité là que nous allons utiliser dans cette méthode manuelle. Ici la démarche nécessite l’utilisation d’un client lourd comme Thunderbird ou Evolution, ou tout autre client lourd (sur Linux, Windows ou Mac) qui permet de gérer plusieurs boîtes e-mail différentes. Dans un premier temps, il sera donc nécessaire d’installer un client e-mail et de le configurer pour accéder à votre ancienne boîte e-mail et à la nouvelle.

Pour transférer votre boite e-mail vous devrez ensuite récupérer l’ensemble de vos e-mails ou seulement ceux que vous souhaitez garder et les copier-coller dans les dossiers correspondants à votre nouvelle messagerie. Effectuez dans un même temps un tri selon votre manière habituelle en créant si besoin de nouveaux dossiers.

Dans un second temps, accédez à votre carnet d’adresse dans votre ancienne boîte e-mail, sélectionner tout ou partie de vos contact et exportez-les dans un format inter-opérable tel que CSV. Il est possible que vous utilisiez aussi l’agenda de votre ancien fournisseur e-mail et que vous souhaitez le transférer. Pour cela, rien de plus simple : exportez votre agenda sous un format tel que ICS/ICal.

Il vous suffit ensuite, d’importer votre carnet d’adresse et votre agenda directement dans les applications correspondantes Carnet d’adresse et Agenda dans votre nouvelle boîte e-mail.

Cette méthode plutôt simple peut être néanmoins fastidieuse ainsi que source d’erreurs et d’oublis.

Migration automatisée

Il existe également des logiciels qui seront en mesure de vous fournir un service de transfert automatisé. Ainsi, nul besoin d’effectuer de longues démarches, ceux-ci se chargent de les faire pour vous. Un minimum d’actions seront cependant requises : vous devrez indiquez les informations nécessaires à la connexion entre vos deux boîtes e-mail.

Il existe un logiciel libre bien connu dans ce domaine : ImapSync, que vous pouvez vous procurer directement sur GitHub, mais qui propose aussi une plateforme de migration en ligne.

Ce logiciel est cependant limité à la prise en charge du transfert des e-mails et il ne vous permettra pas d’exporter et d’importer votre carnet d’adresse ou vos agendas.

D’autres logiciels / services web existent à cet effet notamment :

• Outil de migration OVH : ce service en ligne permet de migrer l’ensemble de votre boîte e-mail (mails, contacts, groupes de contacts, tâches, calendriers, agenda, règles et réponses automatiques).

• Outlook CalDav Synchronizer : ce logiciel open source permet le transfert de vos contacts, tâches et calendrier depuis Outlook vers tout autre fournisseur compatible CalDAV ou CardDAV.

Ainsi, si votre fournisseur d'e-mail actuel ne répond plus à vos besoins ou vous met face à des limitations, vous avez la liberté de choisir et d'entreprendre un changement de boîte e-mail. Par ailleurs, peu importe le niveau de compétence informatique, chacun peut effectuer sa propre migration de boîte e-mail en toute simplicité.