Comment gérer simplement les documents du budget de la ville en ligne ?

Documents

photo par : northfolk sur Unsplash

Le budget d’une municipalité n’est jamais une chose simple à faire, il y a beaucoup de facteurs à prendre en compte en fonction de la taille de votre ville, la quantité de données que vous gérez, et des imprévus qui arrivent au cours de l’année. Nous allons voir en 3 points comment rendre cette tâche un peu plus simple et comment s’améliorer d’année en année !

Comment bien prendre en compte toutes les informations nécessaires pour calculer simplement le budget de votre ville ?

La première chose à faire pour commencer le nouveau budget de votre ville est de reprendre et comprendre le bilan du budget de l’année précédente. Avec le bilan du budget vous pourrez facilement visualiser les dépenses et choisir au mieux leur utilisation pour les années futures.

Une fois cette étape terminée, vous pourrez commencer votre budget prévisionnel prévu pour le mois de Mars et ainsi ajouter à votre bilan toutes les nouveautés prévues durant l’année qui arrive (évènement, devis de travaux, ...).

Pour rappel, le budget d’une municipalité se décompose en deux parties distinctes : la section investissement qui correspond aux futurs aménagements de la ville, travaux ou rénovations à prévoir. Et la seconde partie, la section fonctionnement, qui comprend toutes les charges à caractère général (eau, électricité, location, assurance, bâtiment public….) ainsi que les charges de personnels et de frais assimilés. Chacune de ces sections génère des dépenses et des recettes. Pour avoir un budget valable, il faut que chaque section soit équilibrée et que les deux sections s'équilibrent entre elle.

Pour ne pas se faire surprendre par les imprévus, car il y en a chaque année, entre les intempéries ou les incidents, il est nécessaire de prévoir une partie du budget pour les urgences et les imprévus. Ces situations sont la plupart du temps exceptionnelles, mais il faut pouvoir y faire face (un exemple : la neige dans la Drôme en novembre qui a bloqué plusieurs villages en eau et électricité pendant une semaine).

Enfin, il est important de ne pas oublier de prendre en compte les 5 principes obligatoires à respecter pour établir son budget annuel. Pour les retrouver, ils sont sur le site du gouvernement.

Stockage, partage et organisation des documents du budget de la ville

Pour ne pas perdre de temps lors de l’élaboration du budget de la municipalité, il est nécessaire de stocker vos documents ou archive de manière dématérialisée. C’est dorénavant obligatoire, et si vous disposez d’un espace de stockage ou d'une plateforme, les adjoints et membres du conseil municipal pourront y accéder. Ils pourront voir, en avance des conseils municipaux, les comptes rendus des conseils précédents afin de faire leurs retours et d'échanger leurs idées.

D'autre part, le fait d'avoir toutes vos archives en ligne ou sur une plateforme, vous permettra de retrouver rapidement toutes les informations. Les personnes concernées pourront facilement s’impliquer dans le projet et accélérer l’avancement du budget ou des projets en favorisant le partage d'informations.

Vous n'avez pas de plateforme en ligne vous permettant de gérer tous vos documents ? Tracim est la solution parfaite pour créer, gérer et organiser vos documents au sein d'un même outil. Les fonctionnalités du logiciel vous permettront également de retrouver rapidement vos archives, ainsi que d'organiser vos contenus pour plus d'efficacité.

Bilan et amélioration de la gestion du budget

Légalement c'est obligatoire de conserver une archive des budgets passés, mais c'est aussi très intéressant de garder ces archives à portée de clic. Pérenniser ces informations permet aux personnes du mandat de s’améliorer durant les 6 années où ils sont en poste. C'est également très utile pour les prochains élus qui auront accès aux documents, c’est une source d’information qui permet de suivre toutes les améliorations ou modifications apportées et ne pas reproduire les erreurs que vous avez pu faire dans le passé.

L'intérêt d'avoir accès aux bilans des années précédentes est de pouvoir déterminer facilement et rapidement des tranches de budgets pour chaque thématique, en se basant sur les années passées. Pas besoin de réinventer l'eau chaude, le plus simple est de se baser sur les tranches de budgets les plus récurrentes puis de s'occuper des tranches du budget qui sont plus variables.

Afin de suivre l'évolution du budget, il est important de faire des points régulièrement durant l’année. Fixer des rendez-vous pour faire le point sur le budget est un moyen simple de faire avancer le budget rapidement, étant donné qu’il faut avoir terminé un bilan prévisionnel pour début mars de chaque année.

En conclusion, le budget d’une municipalité est un projet sur le long terme, qui se prépare dès le début du mandat des élus en place. C’est sûrement le projet le plus important pour une mairie chaque année, car toutes les actions pour l’année suivante vont découler de ces bilans qui seront acceptés pour l’année. En mettant en place un outil en ligne de collaboration permettant de gérer les documents et les comptes rendus de vos budget, gagnez du temps et gagnez en efficacité !

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