Offre d'Emploi Assistant Administratif
recrutement
rédigé par Damien ACCORSI le 10/09/2021

A Propos de nous

Créée en 2015, Algoo est une PME informatique spécialisée dans la création et l'édition de logiciels libres et innovants :

  • Logiciels collaboratifs
  • Logiciels sur mesure

Notre philosophie est fortement ancrée dans le partage, la bienveillance, la rigueur et la satisfaction client.

En tant que petite entreprise, nous accordons une importance particulière à la simplicité, l'honnêteté, la transparence, l'engagement et naturellement, au respect des valeurs de l'entreprise.

Dans le cadre du développement de l'entreprise et de son pivot du modèle ESN vers Éditeur de logiciel, nous recrutons aujourd'hui en Contrat à Durée Indeterminée (CDI) notre premier assistant-e administratif-ve polyvalent, souhaitant prendre part de manière active à notre projet d'entreprise éthique, responsable et innovante.

Présentation du poste

Rattaché-e directement à la direction de l'entreprise, vous occuperez un poste à forte polyvalence, dans le contexte particulier du développement dynamique d'une petite entreprise.

Vous interviendrez ainsi notamment sur différents aspects en lien avec la gestion opérationnelle de la société :

Administratif

  • Gestion de l'accueil téléphonique, la redirection ou le traitement des demandes des prospects, clients, fournisseurs et partenaires de la société,
  • Rédaction et relecture de documents, mise en forme courriers et gestion des envois,
  • Mise à jour des bases de données de l'entreprise : CRM, Partage documentaire, ...
  • Ouverture du courrier, archivage de copies électroniques,
  • Préparation des documents à destination de la direction pour validation / approbation / paiement / signature,
  • Suivi des dossiers administratifs en cours,
  • Gestion des petits approvisionnements de l'entreprise : matériel bureautique et fournitures administratives, café, goodies, etc,
  • Organisation des différents déplacements des intervenants ou évènements de la société : billets de train, chambres d'hôtels, location de salles, séminaire interne, etc.

Commercial

  • Renfort sur les actions commerciales : envoi de plaquettes d'informations / documentation, opération de mailing, etc.
  • Préparation des réponses aux appels d'offres (marchés privées ou publics)

Comptabilité

  • Rassemblement et préparation des documents nécessaires à la communication avec notre cabinet comptable,
  • Gestion et suiv des factures client, relances de paiements client,
  • Gestion et suivi des factures fournisseurs,

Ressources humaines

  • Préparation des éléments de paie (état préparatoire de paie, justificatifs de transports, éléments variables de paie)
  • Contrôle et mise à jour de l'agenda d'absence et télétravail de l'entreprise

Il est important de noter qu'il s'agit d'une création de poste au sein de notre structure. Comme toute petite entreprise dynamique, nous évoluons vite. Actuellement le gérant et directeur de l'entreprise réalise une grande partie de ces tâches ; il y aura une phase de transmission d'informations, mais il y aura également à établir des processus standardisés pour pouvoir construire une organisation rigoureuse permettant de capitaliser et croitre dans le temps.

Informations diverses sur le poste

  • Type d'entreprise : Mutation de ESN vers Editeur de logiciel
  • Taille de la structure : 11 collaborateurs
  • Type de contrat : CDI
  • Durée hebdomadaire du travail : mi-temps
  • Rémunération : Selon profil
  • Lieu de travail : 340 Rue de l'Eygala, 38430 Moirans
  • Package :
    • Mutuelle employeur prise en charge à 50%
    • Prise en charge des abonnements mensuels de transport en commun à hauteur de 50%

À propos de vous

Idéalement, vous êtes titulaire d'une formation de type BAC +2 ou BAC +3 (BTS Assistante de Direction / Assistante Gestion, DUT Gestion des Entreprises Administrations), vous justifiez d'une précédente expérience à un poste et dans une structure similaire.

Nous sommes également ouverts aux profils autodidactes démontrant une forte motivation, engagement envers nos valeurs, et implication active dans le développement de la structure.

Vos atouts principaux et recherchés pour occuper ce poste seront :

  • Rigoureux-se, vous avez le sens de l'organisation et de la planification, tout en sachant rendre compte de votre activité,
  • Autonome à mesure des tâches qui vous seront confiées et exécutées parfaitement,
  • Après une première phase d'écoute et assimilation de l'objectif et du processus en place, vous êtes force de propositions pour améliorer et gagner en efficacité,
  • Vous maîtrisez impérativement l'outil informatique et notamment les outils bureautiques : logiciel email, traitement de texte, tableur, outil de présentation.
  • Vous faites preuve d'un excellent relationnel et d'une aisance de communication à l'écrit comme à l'oral et notamment en visioconférence,
  • D'une grande sociabilité, vous faîtes preuve de compréhension, souplesse et d'adaptabilité face à des interlocuteurs diversifiés et exigeants,
  • Dynamique, vous êtes autonome dans la conduite de vos activités tout en sachant rendre compte.

La maitrise et pratique de l'Anglais (écrit / parlé) en environnement professionnel sera un point appréciée à votre candidature. Toute autre langue maitrisée au quotidien pour un environnement professionnel sera également à porter à notre connaissance.

La manipulation familière de logiciels issus du monde libre -- système Linux, suite LibreOffice, logiciel Thunderbird, Firefox, ... -- sera un point de concordance avec nos valeurs par rapports aux outils informatiques dits propriétaires.

La capitalisation d'une précédente expérience dans une taille d'entreprise comme la notre, avec une structuration quotidienne de votre fonction en lien avec la direction constituerait également un élément positif.

Une attirance pour les suricates (notre animal-totem), les pinguins (logiciel libre), la sociabilisation avec des ingénieurs et techniciens informatiques geeks, et une personnalité simple, accessible et conviviale seront autant d'immenses bonus pour vous intégrer dans notre colonie d'entreprise !

Processus de recrutement

En ces périodes de crise sanitaire, nous souhaitons maintenir notre processus de recrutement pour un intégration rapide au sein de l'entreprise.

Nous proposerons aux candidatures retenues :

  • Un premier entretien téléphonique très rapide de pré-qualification vis à vis de votre candidature, compréhension du poste, de votre disponibilité et naturellement de vérifier aussi l'adéquation entre vos attentes en termes de rémunération et notre possibilité.
  • Le cas échéant, nous programmons ensemble un rendez-vous en visioconférence, pour un entretien plus formel et classique de présentation société/poste et centré autour de votre profil. Vous pourrez y poser l'ensemble de vos questions
  • Si tout concorde, un dernier échange avec quelques personnes de l'entreprise permettra de garantir le bon déroulement de votre future intégration dans l'équipe.

A cette issue, nous serons en mesure de vous faire une proposition d'embauche pour un démarrage au plus vite.

En cette période particulière, il nous semble important de préciser que votre poste nécessite d'être présent-e au sein de nos bureaux afin de pouvoir découvrir le périmètre de votre poste et mettre en place les processus adéquats.

Ce sera aussi une occasion privilégiée et facilitée de travailler dès le début de concert avec la direction de l'entreprise. Nous envisageons ainsi un point de synchronisation quotidien pour que vous puissiez indiquer vos progressions, succès, questions ou difficultées opérationnelles, et pouvoir vous aider dans la réussite de votre mission.

Note spécifique vis-à-vis du télétravail

Nous n'avons pas envisagé de télétravail sur ce poste : l'accès à notre téléphonie d'entreprise, aux documents papiers et à notre matériel informatique (imprimante/scanner) dans la réalisation quotidienne des tâches semblant nécessiter une présence particulière dans les bureaux.

Nous pensons que cela peut être amené à évoluer spécifiquement après quelques mois d'intégration et sur un rythme spécifique à déterminer au fur et à mesure que vous gagnerez en autonomie et disposerez de processus et dossiers à traiter.

Nous espérons que cette présentation de notre entreprise et du poste fera écho à votre profil, et dans l'affirmative, attendons votre CV et Lettre de motivation avec impatience pour démarrer notre collaboration.