Conseil municipal, comment bien le préparer à l'aide d'un outil de collaboration en ligne ?

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photo par : jeshoots-com sur Unsplash

Peut-être est-ce la première fois que vous organisez un conseil municipal, vous pouvez vous sentir un peu perdu ... Pas de panique : nous vous proposons des idées pour organiser votre conseil municipal sans encombre !

Conseil municipal, la préparation en amont du conseil

L'organisation d'un conseil municipal nécessite de respecter quelques démarches simples et importantes. Comme pour l'organisation de toute réunion, l'organisation d'un conseil municipal peut être optimisée !

Organiser le conseil municipal avec une récurrence précise chaque mois – par exemple le premier samedi du mois – permettra aux membres du conseil municipal de ne jamais être pris au dépourvu et d'organiser leur vie personnelle et leurs autres activités au mieux afin de siéger et participer activement à la vie de la commune.

Il est fondamental de convoquer les membres du conseil municipal à l'avance en les informant de l'ordre du jour ; les convocations par courrier postal, email ou sms seront adressées à chaque membre du conseil municipal selon un délai légal de 3 jours francs minimum si votre commune compte moins de 3500 habitants, voire 5 jours francs minimum si votre commune compte plus de 3500 habitants. À noter que l'envoi de convocations sous forme dématérialisée est désormais la norme.

En mettant en place un outil de collaboration en ligne, vous pourrez préparer l'ordre du jour et les convocations tout en les stockant et en les archivant, de manière à conserver l'historique de votre travail d'élu.

Il est très important de définir l'ordre du jour de votre conseil municipal à l'avance car les membres du conseil municipal doivent en connaitre le contenu avant la date du rendez-vous. Cela vous permettra également de préparer au mieux les discussions à venir et d'avoir les lignes directrices pour rendre le conseil municipal le plus efficace possible.

En préparant ce document collaboratif en ligne à l'avance, vous pouvez le mettre à disposition des membres du conseil afin qu'ils valident les différents sujets à aborder, qu'ils vous suggèrent la priorité de chaque discussion, et qu'ils vous soumettent des sujets à aborder ou des discussions à tenir.

Ces trois points permettront à chaque conseiller municipal d'arriver le jour du conseil avec toutes les informations nécessaires pour que la séance soit productive et efficace.

La cerise sur le gâteau est de déterminer à l'avance le planning de la séance en décidant du temps à consacrer à chacun des sujets. Cela permet de garantir que chaque point sera abordé durant le conseil municipal avec l'importance qu'il revêt. Votre conseil municipal sera alors véritablement optimal !

Le jour J, organisation du conseil municipal

Chaque séance doit démarrer par l'attribution des rôles essentiels que sont : l'animation des débats bien entendu, mais également la gestion du temps et la prise des notes réalisée par le secrétaire de séance. Généralement, les secrétaires de mairie prennent le rôle de secrétaire de séance des conseils municipaux mais il faudra définir qui tient ce rôle si aucun secrétaire n’est présent.

Il est important que chacun puisse avoir un temps de parole égal et que les échanges et débats se déroulent dans le calme et l'écoute mutuelle. Cela garantit un conseil municipal plus agréable et donc plus efficace et productif. Pour cela, il est important de s'assurer en amont que tous les membres du conseil municipal sont en accord avec ces principes et qu'ils s'engagent à les appliquer du mieux qu'ils peuvent.

Lorsque vient le moment de clore le conseil municipal, vous devez vous assurer que tous les sujets prioritaires ont été traités et que les décisions requises ont été prises. Cela devrait être le cas si vous avez bien préparé à l’avance les débats, les votes et les prises de décisions nécessaires à l'allocation de budgets.

Compte rendu et conclusion du conseil municipal

Une des parties les plus importantes du conseil municipal réside dans la prise de notes. La prise de notes est seule garante d'une bonne restitution des échanges, débats et décisions prises lors des conseils municipaux. C'est un travail fondamental pour dresser le procès verbal et le compte-rendu de conseil municipal.

C'est une très bonne pratique de faire sa prise de note en ligne sur un outil collaboratif car vous pourrez en temps réel partager ou rectifier vos notes à plusieurs. Vos notes seront également automatiquement sauvegardées au fur et à mesure, vous protégeant d'un accident tel que la perte d'un fichier ou un ordinateur portable qui tombe en panne.

Afin de faciliter la lecture de vos comptes rendus, nous vous invitons à utiliser un modèle de compte-rendu. Ce modèle sera réutilisé à chaque fois afin de normaliser cette prise de note. Ce modèle doit reprendre les informations importantes : date et heure du conseil municipal, sujets à l'ordre du jour, personnes présentes, etc. En utilisant un modèle, l'information est ainsi calibrée et facile à parcourir. En utilisant un outil collaboratif de prise de notes en ligne, vous pouvez réutiliser votre modèle pour chaque conseil municipal. Il appartient au maire de préparer ce compte-rendu, néanmoins cela ne signifie pas que c'est nécessairement le maire qui procède à sa rédaction. L'utilisation d'un outil collaboratif en ligne vous permettra de gagner un temps précieux sur le délai de publication, car pour rappel, il est de la responsabilité du maire de procéder à l'affichage du compte-rendu sur la porte de la mairie dans les huit jours suivant le conseil municipal.

Le partage du compte-rendu est important, car pour être validé à l'assemblée suivante, il est nécessaire que les membres du conseil municipal puissent le consulter et demander au plus vite les rectifications qui seraient nécessaires. En utilisant un outil de collaboration en ligne, partager le compte-rendu se fait naturellement et la mise en commun des retours des membres du conseil peut être extrêmement rapide. Ainsi au conseil municipal suivant, le compte-rendu de la séance précédente est validé par tous et le temps de séance est optimisé car les retours et rectifications ont été faits en amont !

En appliquant ces conseils et avec un peu de méthodologie, l'organisation de vos conseils municipaux sera un jeu d'enfant ! Mettre en place l'organisation ne présente pas de difficulté particulière : à partir du moment où vous mettez en place les bonnes pratiques et que vous assurez le rythme, vos conseils municipaux se dérouleront naturellement de mieux en mieux. Cela vous laissera alors tout loisir d'accompagner votre équipe pour assurer un travail d'élu le plus productif et efficace possible, au service de vos administrés. Grâce aux outils modernes de collaboration en ligne, vous pourrez assurer votre mission avec rigueur et méthodologie tout en économisant du temps et en permettant à vos collaborateurs les moins à l'aise de monter dans le train des nouvelles technologies.

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