Comptes rendus des conseils municipaux, comment les créer, les stocker et les gérer ?

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Photo par Beatriz Perez Moya sur Unplash

Les conseils municipaux sont des évènements importants dans la vie de la municipalité ; ils permettent de façonner la ville de demain. Si les conseils municipaux sont importants, les comptes rendus de ces réunions sont indispensables ! Ils permettent de suivre la vie de la municipalité, les discussions ainsi que les décisions prises durant ces conseils municpaux. Comment conserver de manière efficace ces documents fondamentaux de la vie publique locale ?

Créer un compte rendu complet de conseil municipal

Afin de créer un compte rendu de conseil municipal le plus complet possible, il est intéressant de privilégier une prise de note dématérialisée en ligne. Cette manière de procéder permet en effet de partager l'information avec l'ensemble des membres du conseil municipal de façon simple, rapide et immédiate. D'autre part, cela permet également de s'affranchir de tout risque de perte d'information - en égarant un fichier ou des notes manuscrites par exemple. De plus, à l'aide d'un outil d'édition en ligne performant, l'information sera automatiquement sauvegardée et historisée.

La prise de notes sur un outil collaboratif en ligne tel que Tracim permet également de demander des relectures aux participants, de commenter les points, voire de compléter directement la saisie du compte rendu - rectifications, informations complémentaires, etc. Ainsi, les notes sont les plus complètes possibles et elles sont enrichies par les échanges.

N'hésitez pas à utiliser un modèle de compte rendu de conseil municipal afin de faire en sorte que tous vos comptes rendus aient le même formalisme et soient facilement lisibles. Si les informations sont correctement organisées par thématiques, il vous sera plus simple de retrouver celles que vous recherchez, à l'aide des fonctionnalités du moteur de recherche.

Stocker et archiver les comptes rendus des conseils municipaux

L'email est encore le moyen privilégié pour échanger et diffuser des documents tels que les comptes rendus des conseils municipaux. Pourtant, cet outil est loin d'être idéal pour cette tâche !

La recherche de documents dans votre client mail est souvent laborieuse. Il y a risque de perte d’informations, à cause d'emails supprimés par exemple. De plus, la collaboration engendre de multiples versions qui se croisent et se terminent par un travail d'agrégation manuelle de l'ensemble des modifications éparpillées dans des documents. Quand ce travail a été réalisé correctement, on ne bénéficie pas pour autant du suivi des modifications ; et les sujets nécessitant des discussions deviennent vite très compliqués à suivre, voire pire.

Avec l'utilisation d'un outil collaboratif en ligne, il est beaucoup plus simple de gérer les retours sur chaque compte rendu car le document est historisé et les versions sont accessibles en un clic. Les discussions sont également conservées, ce qui permet de retrouver le cheminement de construction du compte rendu et des décisions prises durant le conseil municipal. Enfin, l'utilisation d'un outil collaboratif en ligne bien conçu vous permettra également de retrouver l'ensemble des anciens compte rendus grâce au plan de classement intégré à l'outil.

Le rôle du conseil municipal est de construire la ville de demain, pour le bénéfice de vos administrés. En ce sens, nous recommandons vivement de construire des documents sous licence ouverte à l'aide de logiciels libres. Cela vous permet de conserver la maîtrise de vos données et d'en assurer la pérennité. Les logiciels et plateformes libres ont en effet pour objectif de permettre à chaque utilisateur de rester autonome et de ne pas s'enfermer dans une solution dont il deviendra prisonnier, au risque d'entrainer une perte des données de l'utilisateur ou un coût progressivement exorbitant.

La vie privée et la sécurisation des données sont au cœur de la sensibilité des créateurs de logiciels libres : lorsque le code est ouvert (ou opensource), il est possible de vérifier que le logiciel ne transmet pas de données à un tiers. Utiliser des logiciels libres vous aide à garder la souveraineté de vos données.

Gérer et organiser les comptes rendus des conseils municipaux

Si vous avez choisi une solution en ligne pour stocker vos comptes rendus de conseils municipaux, il vous sera facile de les retrouver. Vous allez manipuler une quantité grandissante de comptes rendus et autres documents, qui va nécessiter une organisation au sein de votre outil collaboratif en ligne.

Pour cela, vous pouvez commencer par choisir un nommage adapté et clair pour chaque compte rendu. Dans votre titre doivent figurer la date, un mot clé sur le sujet principal abordé et le statut du document. Cela pourrait donner 2020-05-30Compte-rendu-25Voiries[validé]. Certains outils collaboratifs en ligne vous permettent de gérer le statut du document, dans ce cas vous n'aurez pas besoin de l'ajouter au titre. D'autre part, il vous faudra aussi créer des dossiers pour organiser vos documents par années, mois, et thématiques afin que le parcours des archives soit plus facile.

Privilégiez un outil en ligne possédant un moteur de recherche performant, cela pourra aussi s'avérer utile lorsque vous souhaiterez rechercher d'anciens comptes rendus. Un point clé du choix de votre logiciel : le moteur de recherche intégré permet-il de recherche dans l'intégralité du contenu des documents ?

N'attendez plus, mettez en place nos conseils pour que vos comptes-rendus de conseils municipaux soient des outils facilement utilisables, des sources de coopération de vos équipes municipales et qu'ils deviennent même une source d'informations pertinentes et performantes pour les années à venir !

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